GDPR
GDPR-förfrågningar, hanterade där uppgifterna finns.
I kundtjänsten samlas personuppgifter på hög: namn, adresser, ordernummer, hela chattar. Replyful håller dem inom EU, raderar dem när kunden ber om det eller när er gallringsfrist går ut, och ber chattbesökare om samtycke innan de skriver. Här går vi igenom vad varje funktion gör. Det är ingen juridisk rådgivning.
Inte bättre på 90 dagar? Ni får pengarna tillbaka.
- Rätten att bli glömdArtikel 17
- Radera kontakten. Meddelanden, bilagor och chattar försvinner ur alla ärenden. Statistiken behåller antalet.
- LagringsminimeringArtikel 5.1 e
- Välj hur många dagar stängda ärenden sparas, per inkorg. Varje natt raderas de som är äldre.
- Rätt till tillgångArtikel 15 och 20
- Kontaktsidan listar alla ärenden personen haft med er, med hela konversationen. Behöver ni en maskinläsbar kopia ger det läsbara API:t ärenden och meddelanden som JSON.
- Samtycke och informationArtikel 7 och 13
- Visa er integritetstext i chatten. Välj underförstått samtycke, där det räcker att skriva, eller uttryckligt, där besökaren godkänner först. Vi sparar när det skedde.
- BiträdesavtalArtikel 28
- Vårt personuppgiftsbiträdesavtal gäller från första dagen. Listan över underbiträden är offentlig, och vi meddelar 30 dagar innan vi lägger till ett nytt.
- Överföring utanför EUKapitel V
- Konversationer, filer, säkerhetskopior och AI stannar i EU. De amerikanska tjänsterna vi använder, för inloggning och betalning, ser aldrig konversationerna och omfattas av EU:s standardavtalsklausuler.
Det här får ni
Det GDPR-arbete en kundtjänst faktiskt gör.
Glöm en kund i ett steg
När ni raderar en kontakt försvinner namn, mejladress, telefonnummer och alla meddelanden, bilagor, interna anteckningar, AI-utkast och chattar ur personens ärenden, även sidokonversationer med leverantörer. Ärendena finns kvar utan innehåll, så svarstider, SLA och nöjdhet går fortfarande ihop.
Gallring per inkorg
Ställ in "radera stängda ärenden efter N dagar" på varje inkorg och chatt. Öppna och pausade ärenden rörs aldrig. Innan ni kortar tiden ser ni hur många ärenden som kommer att raderas.
Samtycke före första meddelandet
Välj per chatt mellan underförstått samtycke, där chattandet räknas som godkännande, och uttryckligt, där besökaren trycker på godkänn innan hen skriver. Ändrar ni policyn får alla besökare frågan igen. Slå på AI-märkningen så ser besökaren att det är en AI som svarar, som EU:s AI-förordning kräver.
Kontrollera vem som frågar innan AI:n svarar
När AI:n slår upp en order eller ett konto i era system kontrollerar den först vem den pratar med, med en engångskod via mejl eller inloggningen i er egen app. Den visar bara den personens uppgifter. Att koppla in era system ingår i Pro.
Spårbarhet för varje radering
Granskningsloggen visar varje raderat ärende, vem eller vad som raderade det och varför: en begäran om radering eller en utgången gallringsfrist. Den loggar också ändringar av inkorgar, användare och kunskap. Roller styr vem som får läsa konversationer och vem som får radera kontakter.
Data i EU, och AI som inte tränas på er
Appen och databasen körs i Amsterdam, filer och mejl i Frankfurt och AI:n i EU-regioner. Våra AI-leverantörer tränar inte modeller på era konversationer. Säkerhetskopiorna stannar i EU och försvinner efter 30 dagar.
Kom igång
Ställ in det en gång. Sedan sköter det sig självt.
- 01
Bestäm en gallringsfrist
Fundera på hur länge ett stängt ärende behövs, till exempel två år för garantifrågor, och ställ in det på varje inkorg och chatt.
- 02
Lägg in er integritetstext i chatten
Skriv en kort text med länk till er integritetspolicy, översätt den per språk och välj hur besökaren godkänner den.
- 03
Hantera förfrågningar när de kommer
Vill någon bli glömd? Leta upp personen bland kontakterna, radera och bekräfta genom att skriva DELETE. Granskningsloggen sparar beviset.
GDPR-frågor från kundtjänster
Korta svar. Ert dataskyddsombud eller er jurist har sista ordet.
Testa på en inkorg. Fjorton dagar, inget kort.
Inte bättre på 90 dagar? Ni får pengarna tillbaka.