DSGVO

DSGVO-Anfragen dort erledigen, wo die Daten liegen.

Im Support sammeln sich personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Bestellnummern, ganze Chatverläufe. Replyful hält sie in der EU, löscht sie auf Wunsch des Kunden oder nach Ablauf Ihrer Löschfrist und fragt Chat-Besucher nach ihrer Einwilligung, bevor sie schreiben. Diese Seite erklärt, was jede Funktion tut. Sie ist keine Rechtsberatung.

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Recht auf LöschungArt. 17 DSGVO
Kontakt löschen. Nachrichten, Anhänge und Chatverläufe verschwinden aus allen Tickets. Ihre Berichte behalten die Zahlen.
SpeicherbegrenzungArt. 5 Abs. 1 lit. e
Legen Sie pro Postfach fest, wie viele Tage geschlossene Tickets aufbewahrt werden. Ältere löscht Replyful jede Nacht.
AuskunftsrechtArt. 15 und 20
Die Kontaktseite listet jedes Ticket der Person mit dem ganzen Verlauf. Für eine maschinenlesbare Kopie liefert die lesende API Tickets und Nachrichten als JSON.
Einwilligung und InformationArt. 7 und 13
Zeigen Sie Ihren Datenschutzhinweis im Chat. Wählen Sie stillschweigende Einwilligung, bei der Schreiben als Zustimmung gilt, oder ausdrückliche, bei der Besucher vorher zustimmen. Wir speichern, wann zugestimmt wurde.
AuftragsverarbeitungArt. 28
Unser AVV gilt ab der Anmeldung. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich, neue kündigen wir 30 Tage vorher an.
DrittlandübermittlungKapitel V
Konversationen, Dateien, Backups und KI bleiben in EU-Regionen. Die US-Dienste für Anmeldung und Zahlung sehen keine Konversationen und laufen unter EU-Standardvertragsklauseln.

Funktionen

Die DSGVO-Arbeit, die im Support wirklich anfällt.

  • Einen Kunden mit einem Schritt vergessen

    Wenn Sie einen Kontakt löschen, entfernt Replyful Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und alle Nachrichten, Anhänge, internen Notizen, KI-Entwürfe und Chatverläufe aus seinen Tickets, auch aus Nebengesprächen mit Lieferanten. Die Tickets bleiben ohne Inhalt erhalten, damit Antwortzeiten, SLAs und Zufriedenheit weiter stimmen.

  • Löschfristen pro Postfach

    Stellen Sie für jedes Postfach und jeden Chat ein: geschlossene Tickets nach N Tagen löschen. Offene und zurückgestellte Tickets bleiben unberührt. Bevor Sie eine Frist verkürzen, zeigt Replyful, wie viele Tickets gelöscht werden.

  • Einwilligung vor der ersten Nachricht

    Wählen Sie pro Chat: stillschweigende Einwilligung, bei der das Chatten als Zustimmung gilt, oder ausdrückliche, bei der Besucher zuerst auf Zustimmen klicken. Ändern Sie Ihre Richtlinie, werden alle Besucher erneut gefragt. Mit dem KI-Hinweis sehen Besucher, dass eine KI antwortet, wie es die KI-Verordnung der EU verlangt.

  • Erst prüfen, wer fragt, dann antworten

    Bevor die KI eine Bestellung oder ein Konto in Ihren Systemen abruft, prüft sie, mit wem sie spricht: per Einmalcode per E-Mail oder über die Anmeldung in Ihrer eigenen App. Sie gibt nur die Daten dieser Person heraus. Die Anbindung Ihrer Systeme gibt es im Pro-Plan.

  • Nachweis für jede Löschung

    Das Audit-Log zeigt jedes gelöschte Ticket, wer oder was es gelöscht hat und warum: eine Löschanfrage oder eine abgelaufene Frist. Es protokolliert auch Änderungen an Postfächern, Nutzern und Wissen. Rollen legen fest, wer Konversationen lesen und wer Kontakte löschen darf.

  • EU-Hosting und eine KI, die nicht von Ihnen lernt

    App und Datenbank laufen in Amsterdam, Dateien und E-Mail in Frankfurt, die KI in EU-Regionen. Unsere KI-Anbieter trainieren keine Modelle mit Ihren Konversationen. Backups bleiben in der EU und laufen nach 30 Tagen ab.

Einrichtung

Einmal einrichten. Danach läuft es von selbst.

  1. 01

    Löschfrist festlegen

    Überlegen Sie, wie lange ein geschlossenes Ticket nützlich ist, etwa zwei Jahre für Gewährleistungsfragen, und stellen Sie die Frist für jedes Postfach und jeden Chat ein.

  2. 02

    Datenschutzhinweis in den Chat

    Schreiben Sie einen kurzen Hinweis mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung, übersetzen Sie ihn pro Sprache und wählen Sie, wie Besucher zustimmen.

  3. 03

    Anfragen beantworten, wenn sie kommen

    Jemand möchte gelöscht werden? Suchen Sie die Person unter den Kontakten, löschen Sie sie und bestätigen Sie mit DELETE. Das Audit-Log hält es fest.

FAQ

DSGVO-Fragen aus dem Support

Kurze Antworten. Das letzte Wort haben Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Rechtsberatung.

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